fax ソフトとして有名なのは、まいとーく(マイ トーク ?)FAXですね。私の名前は聞いたことがあります。実際には使ったことないのですが、ホームページを見ると、8年連続ナンバーワンなどと書かれているので、かなり歴史があるものなのだなあと感心しました。
このソフトの使い方の注意点としては、G3やG4のファックスとしてnttの回線に接続するために、モデムという機械が別に必要になることです。
これさえ使えば、パソコンで、文書の作成から、FAXの送信・受信からその管理まで、すべて一言で管理できるので、業務用としては、こういう機能が、いろいろあるもののほうが便利かもしれます。
ただ、個人では、それほど高機能なものは必要ないので、単純に、利用できるだけのフリーなどのソフトでも、十分利用価値があると思います。
あとは、送信 用紙のテンプレートや雛形、フォーマットなどをネットなどのフリーの素材をダウンロードして利用すれば、かなり安いコストで抑えられてファックスの環境が整いますね。